Artículo IX
DOCUMENTACIÓN |  |  |
Sección 1 Registro de Socios
La Asociación llevará una lista o registro de socios que deberá contener la información siguiente:
a. Nombre del socio, nombre y dirección de la institución donde trabaja y puesto o posición que ocupa en la institución.
Sección 2 Archivo de Documentos
Todos los documentos de esta Asociación, de la Constitución y Reglamento y sus enmiendas deberán guardarse en sitio seguro. El resultado de todas las deliberaciones, votaciones y elecciones, de todas las asambleas y reuniones de socios y directores, deberán anotarse en los libros de actas de esta Asociación. Las actas de todas las asambleas y reuniones de los socios, de la Directiva y de los comités deberán ser firmadas por sus respectivos presidentes(as) o por los funcionarios que las presiden.
Al transcurrir cinco (5) años se dispondrá (eliminarán) de aquellos documentos que no sean de importancia tal que requieran ser conservados infinitamente.
Sección 3 Acceso a los Documentos
Todos los documentos de esta Asociación deberán estar en todo momento a la disposición de cualquier socio que solicite su revisión y cualquier representante y organismo gubernamental debidamente autorizado que así lo solicite.
Sección 4: Privatividad y Uso de las Direcciones Postales y Electrónicas de los Socios
Todas las direcciones de los socios, tanto las postales como las electrónicas, serán consideradas como información privilegiada y propiedad exclusiva de los socios. Por tanto, la Asociación o terceros particulares no podrán vender, ceder o de cualquier forma traspasar éstas a otras entidades; ni podrán éstas ser utilizadas por la Directiva o cualquiera de los socios para fines contrarios a las disposiciones de las leyes federales o las del Estado Libre Asociado de Puerto Rico aplicables, o a la Constitución y Reglamento de la Asociación.
La Asociación reconoce que el uso de los correos electrónicos está regulado por ley y que los socios podrán utilizar los mismos para todo fin legítimo y legal. Reconoce, además, el uso de los correos electrónicos como medio de expresión legítimo. Ningún socio o miembro de la Directiva será disciplinado o por cualquier medio menoscabados sus derechos por el uso legítimo de los mismos. Por tanto, para garantizar el uso adecuado de este derecho, el socio que desee expresarse a toda la membresía enviará el contenido de su expresión al Comité de Comunicaciones, con el único propósito de que se canalice de forma correcta y rápida la comunicación.
Dentro de los propósitos y objetivos de esta sección, el contenido no estará sujeto a la censura previa. Sin embargo, no se permitirá la expresión comercial no deseada, obscena, pornográfica, indecente o vulgar, ni que pro penda a la violación de las disposiciones de las leyes federales o de las del Estado Libre Asociado de Puerto Rico aplicables, o a la Constitución y Reglamento de la Asociación. Tampoco se permitirán ataques personales bajo circunstancia alguna. Aquellos socios, miembros de la Directiva, entidades particulares o terceros que violen estas disposiciones estarán sujetos a las sanciones civiles, legales o disciplinarias que establezca la Directiva, según aplique.
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